[Hướng dẫn AI #1] Ứng dụng AI trong cơ quan Nhà nước – Từ hỏi đáp sang hỗ trợ xử lý công việc

Trong thời gian gần đây, các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) như ChatGPT ngày càng trở nên quen thuộc với cán bộ, công chức. Nhiều người đã bắt đầu sử dụng AI trong công việc hằng ngày, phổ biến nhất là theo cách hỏi – đáp: cần thông tin gì thì đặt câu hỏi, AI đưa ra câu trả lời. Đây là bước khởi đầu tự nhiên và phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian tra cứu, tổng hợp thông tin.

Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở mức hỏi – đáp, chúng ta mới khai thác một phần rất nhỏ khả năng của AI. Trên thực tế, AI hiện nay đang chuyển dần từ vai trò “trả lời câu hỏi” sang “hỗ trợ xử lý công việc”. Điều này có nghĩa là AI không chỉ trả lời một câu ngắn, mà có thể tham gia vào nhiều khâu trong quá trình làm việc: đọc và tóm tắt tài liệu dài, phân tích một vấn đề, chia nhỏ một nhiệm vụ lớn thành các bước cụ thể, viết bản nháp văn bản, rà soát lỗi và gợi ý hướng xử lý tiếp theo.

Chẳng hạn, thay vì hỏi “báo cáo tháng gồm những gì”, cán bộ có thể yêu cầu AI: “Đọc văn bản đính kèm, tóm tắt các nhiệm vụ chính, phân loại theo lĩnh vực và lập bảng theo dõi tiến độ”. Khi đó, AI không chỉ trả lời mà thực sự tạo ra một sản phẩm hỗ trợ công việc.

Dù vậy, cần lưu ý một điểm quan trọng: AI không tự hiểu cách làm việc của cơ quan. AI không nắm được quy trình nội bộ, không biết văn phong hành chính đặc thù, cũng không phân biệt được đâu là căn cứ pháp lý bắt buộc phải tuân thủ. Vì vậy, nếu chỉ yêu cầu chung chung, kết quả AI đưa ra có thể hợp lý về mặt ngôn ngữ nhưng chưa chắc sử dụng được trong thực tế, thậm chí có thể sai sót nếu người dùng không kiểm tra kỹ.

Để AI thực sự hữu ích, người sử dụng cần thay đổi cách tiếp cận. Thay vì hỏi một câu ngắn rồi chờ câu trả lời, nên mô tả rõ công việc theo bốn yếu tố: làm gì, dựa trên nguồn nào, yêu cầu đầu ra ra sao, cần kiểm tra những gì. Khi được giao việc rõ ràng như vậy, AI sẽ hoạt động giống như một trợ lý hỗ trợ từng phần trong quy trình, thay vì chỉ là một công cụ tra cứu đơn thuần.

Có thể nói, chuyển từ “hỏi AI” sang “giao việc cụ thể cho AI” là bước thay đổi quan trọng trong cách ứng dụng công nghệ hiện nay. Cơ quan, đơn vị nào sớm nhận thức và làm được điều này sẽ tận dụng tốt hơn tiềm năng của AI, từ đó nâng cao hiệu quả xử lý công việc và tiết kiệm thời gian cho cán bộ, công chức.