[Hướng dẫn AI #4] Chuẩn hóa cách dùng AI trong cơ quan – Từ kinh nghiệm cá nhân đến “Kho kỹ năng” dùng chung

Hiện nay, việc sử dụng AI trong nhiều cơ quan vẫn còn mang tính tự phát. Mỗi cán bộ khai thác AI theo một cách riêng, tùy theo kinh nghiệm và thói quen cá nhân. Cách làm này tuy linh hoạt nhưng cũng bộc lộ hạn chế: hiệu quả không đồng đều giữa các cá nhân, chất lượng kết quả khó ổn định, và đặc biệt là khó nhân rộng hay chia sẻ trong toàn đơn vị.

Để khắc phục tình trạng này, cần chuyển từ cách dùng rời rạc sang chuẩn hóa thành các “kỹ năng” (skill). Hiểu một cách đơn giản, skill là việc đóng gói một công việc lặp đi lặp lại thành một quy trình hướng dẫn rõ ràng, để AI có thể thực hiện nhiều lần với chất lượng tương đối ổn định. Thay vì mỗi lần lại phải mô tả yêu cầu từ đầu, cơ quan xây dựng sẵn các quy trình dùng chung.

Một kỹ năng hoàn chỉnh thường bao gồm năm yếu tố cơ bản:

• Xác định rõ công việc cụ thể: không phải “hỗ trợ hành chính” chung chung, mà cụ thể như “rà soát báo cáo tháng” hay “rút nhiệm vụ từ văn bản chỉ đạo”.

• Nguồn tài liệu rõ ràng: AI cần biết dựa trên biểu mẫu, quy định, văn bản mẫu nào.

• Quy trình từng bước: bước 1 đọc gì, bước 2 trích xuất gì, bước 3 kiểm tra gì, bước 4 xuất ra sản phẩm nào.

• Tiêu chuẩn kiểm tra kết quả: không bịa căn cứ, không suy diễn thẩm quyền, phân biệt rõ nội dung có căn cứ và nội dung cần kiểm tra lại.

• Đầu ra sử dụng được: như bảng tổng hợp, bản nháp văn bản, danh sách công việc hoặc checklist có thể dùng ngay.

Khi xây dựng được một “kho kỹ năng” dùng chung, việc ứng dụng AI trong cơ quan sẽ trở nên thống nhất và bài bản hơn. Cán bộ, công chức, kể cả người mới, có thể áp dụng ngay mà không cần thử nghiệm lại từ đầu. Đồng thời, kinh nghiệm làm việc quý báu của từng người sẽ được lưu giữ và chia sẻ, giúp giảm sự phụ thuộc vào một vài cá nhân và bảo đảm tính liên tục trong công việc.

Có thể thấy, để AI thực sự phát huy hiệu quả một cách lâu dài, điều quan trọng không chỉ nằm ở công cụ, mà còn ở cách tổ chức công việc. Chuẩn hóa cách dùng AI thành các kỹ năng chính là nền tảng để mỗi cơ quan, đơn vị ứng dụng công nghệ một cách bài bản, hiệu quả và bền vững.